Implementarea Sistemului Informatic ATLAS MED la Hospice Casa Speranței

Despre Hospice

Hospice Casa Speranței, înființata în 1992 la Brașov, este o organizație non-profit care a introdus conceptul de îngrijire paliativă în România.

HOSPICE este cea mai mare fundație din țară care oferă gratuit servicii specializate de acest tip. Organizația are două centre cu servicii integrate, în Brașov și București, și echipe mobile în Făgăraș și Zărnești, pentru îngrijirea persoanelor diagnosticate cu boli incurabile. HOSPICE a dezvoltat servicii complete de îngrijire paliativă, care sunt oferite în centre de zi, ambulatorii și unități proprii pentru internare, la domiciliul pacienților și în spitalele partenere. În cei 25 de ani de existență, HOSPICE a adus alinare și speranță pentru peste 20.000 de copii și adulți cu boli incurabile.

HOSPICE Casa Speranței dezvoltă îngrijirea paliativă la nivel național și internațional prin informare, prin programe educaționale dedicate profesioniștilor, pacienților și comunității și prin îmbunătățirea legislației în materie.

Situația inițială

In cadrul Fundației Hospice Casa Speranței utilizarea resurselor tehnice și umane nu se făcea la un nivel optim, pentru că nu era posibilă crearea unei viziuni de ansamblu în timp real cu privire la dispunerea și disponibilitatea informațiilor despre pacienți la nivelul personalului, cu atât mai mult la nivel de conducere al organizației. Acest lucru atrăgea întârzieri atât în prelucrarea datelor de către echipa interdisciplinara din instituție, cât și de către personalul administrativ.

Aplicațiile software existente nu acopereau toate activitățile organizației, existând astfel activități neinformatizate. De asemenea, sistemul clasic al foilor de observație era depășit datorita vitezei mici de culegere a datelor, accesibilității reduse la date (foaia de observație clinică se găsește la un moment dat într-un singur loc, nu poate fi consultată simultan de mai multe persoane).

Din aceste motive s-a dorit implementarea Sistemului Informatic Medical Integrat ATLAS med, care să permită colectarea, stocarea, și prelucrarea informațiilor medicale și financiare. S-a dorit fluidizarea fluxului de informații, creșterea securitatea accesului la informații, respectiv a actului medical. Sistemul implementat trebuia să urmărească toate activitățile desfășurate la nivelul serviciilor clinice oferite de Fundație, traseul și evoluția pacientului luat în evidență, examenele clinice, procedurile efectuate, medicația prescrisă, consultațiile în ambulatoriul de specialitate și îngrijirile acordate la domiciliu / spital, intervențiile realizate de membrii echipei și episoadele de monitorizare/ consiliere telefonică.

Pe lângă fluxurile de lucru uzuale într-un spital s-a dorit implementarea unui modul specific pentru domeniul îngrijirilor paliative.

Implementarea proiectului

În anul 2014 s-a început implementarea proiectului prin care sistemul informatic ATLAS med început sa fie utilizat în ambulatoriul de specialitate, în secții pentru internarea pacienților și completarea foilor de observație, în farmacie precum și pentru pacienții îngrijiți la domiciliu.

În paralel, prin colaborarea cu personalul Hospice Casa Speranței, s-a început dezvoltarea unui modul specific domeniului de îngrijiri paliative care sa permită înregistrarea în format electronic a întregului dosar medical al unui pacient aflat în evidența Hospice, modul care oferă următoarele funcționalități:


  • Înregistrare pacient, la prima prezentare pentru pacienții noi sau în orice moment al îngrijirii pentru pacienții luați în evidență înainte de implementarea modulului;

  • Alocare număr unic de dosar;

  • Completare fișă de identitate cu următoarele detalii: date personale, aparținători și datele de contact ale acestora, diagnostic la luarea în evidență, alte diagnostice cronice, diagnostic actual, data luării în evidenta, alergii, alerte, dispozitive medicale, medic de familie, medic curant, prognostic, informații privind asigurarea, informații medicale, programe naționale, certificate de handicap;

  • Pentru fiecare pacient se poate înregistra serviciul curent din cadrul instituției medicale în care este în evidenta (ambulatoriu, spitalizare, îngrijiri la domiciliu, centru de zi, etc.), serviciul pentru care este în așteptare și istoricul serviciilor prin care a trecut; vizualizarea documentelor medicale elaborate în fiecare serviciu;

  • Atașare documente aferente dosarului: documente medicale, documente de identitate, documente legate de statutul social, documente eliberate de instituția medicala etc.;

  • Înregistrarea evaluării pacientului din multiple puncte de vedere: istoric pacient, evaluare clinică, evaluare sociala, evaluare spirituală, etc.;

  • Înregistrarea așteptărilor pacientului (raportarea la boală, raportarea la prognostic, complianța la tratament etc.);

  • Înregistrarea problemelor pacientului (fizic, social, spiritual, emoțional), a obiectivelor pentru remedierea problemelor și a interveniților; înregistrările sunt afișate în doua secțiuni: probleme curente și istoric probleme;

  • Înregistrarea schemelor de tratament ale pacientului;

  • Posibilitatea scoaterii din evidență a pacientului cu completarea următoarelor detalii: data scoaterii din evidență, motivul scoaterii din evidență, data și locul decesului dacă este cazul;

  • Posibilitatea căutării informațiilor în întreg dosarul pacientului;

  • Toate dosarele înregistrate se regăsesc într-un registru specific care poate fi filtrat după diferite criterii (perioada, medic, departament, nume pacient, număr etc.);

  • Informațiile din dosarul pacientului pot fi imprimate și folosite pentru raportări ale activității și cercetare medicală.

În cursul anului 2015 acest modul a fost extins cu funcționalități pentru accesarea de pe dispozitive mobile, cum ar fi tabletele, astfel încât echipele interdisciplinare Hospice sa poată accesa și completa fișele electronice de la distanta (de la domiciliul pacienților, din cabinetele de consultații, din spitalele publice, din unitățile cu paturi ale Fundației).

De asemenea s-a dezvoltat un dosar medical electronic pentru abordarea paliativă destinat atât medicilor de familie care colaborează cu Hospice Casa Speranței, cât și medicilor aflați în pregătire pentru obținerea atestatului în îngrijiri paliative.

Astfel s-a contribuit la creșterea calității și accesibilității serviciilor de îngrijiri paliative, prin implementarea și dezvoltarea unui sistem complex de management al serviciilor, cu ajutorul tehnologiilor informatice.

Rezultatele proiectului

100

MEDICI

5,900

DOSARE ELECTRONICE

45,000

ÎNREGISTRĂRI

“Fundatia HOSPICE Casa Sperantei este o organizatie neguvernamentala, non-profit, infiintata in anul 1992 la Brasov, cu scopul de a introducere si dezvolta in Romania ingrijirile paliative destinate bolnavilor incurabili cu boli progresive grave sau speranta limitata de viata.

Activitatea HOSPICE Casa Speranței  se desfășoară în trei direcții:

  1. Servicii gratuite de îngrijiri paliative pentru pacienții eligibili (adulţi cu boli oncologice şi copii cu boli incurabile și speranță de viață limitată), la domiciliu, în unități cu paturi, în ambulatoriu sau în centre de zi; Aceste servicii sunt furnizate în județul Brașov și în București, incluzând asistenţă medicală, suport social, psiho-emoţional şi spiritual pentru bolnavi şi familii, în scopul îmbunătăţirii calităţii vieţii acestora.
  2. Programe de educație în domeniul îngrijirilor paliative pentru profesioniști (medici, asistenți medicali, asistenți sociali, psihologi, clerici).
  3. Advocacy pentru dezvoltarea și integrarea  organizatorică, legislativă și financiară a îngrijirilor paliative în sistemul de sănătate în România și în alte țări din regiune.

Incepand cu luna august 2014, gratie sprijinului financiar oferit de Fundatia Vodafone Romania, Fundatia HOSPICE Casa Sperantei a intrat intr-o etapa substantiala de invatare si dezvoltare organizationala, prin integrarea tehnologiilor informatice si mobile in managementul serviciilor pentru pacienti.

Un pas major in aceasta directie a fost acela de a digitaliza dosarele pacientilor pe care ii ingrijim. Ca furnizor specializat de ingrijiri paliative, ne-am dat seama ca softurile existente pe piata sunt fragmentate pe servicii (spital, ambulatoriu sau ingrijiri la domiciliu) si provocarea a fost aceea de a gasi o companie  dispusa sa dezvolte, impreuna cu echipa clinica, un sistem informatic specific nevoilor noastre, care sa integreze toate serviciile si sa fie centrat pe pacient.

GAMA IT a acceptat provocarea si a lucrat timp de cateva luni la designul si implementarea sistemului, un proces care a implicat zeci de profesionisti, din ambele organizatii, precum si o ajustare continua a cerintelor pe masura implementarii. Post-implementare, ne bucuram de o relatie buna si servicii de suport permanent.

Folosim dosarul electronic integrat al pacientului incepand cu anul 2015 si avem peste 5900 de pacienti in sistem. Cand am initiat procesul de digitalizare, am avut in vedere: cresterea accesului  la informatii pentru membrii echipelor clinice (aflate la sediile de lucru sau pe teren- prin tabletele in dotare)  si limitat alti membrii ai echipei (ex: farmacie, cercetare, administrativ-management); urmarirea pacientului din punct de vedere holistic pe toata durata prezentei acestuia in evidenta serviciilor (plecand de la prezentarea initiala, pana la serviciul acordat familiei pacientului postdecesul pacientului); posibilitatea consultarii intre membrii echipei aflati in locatii diferite (de exemplu, la domiciliu si in unitatea cu paturi), cu acces egal la informatiile din fisele pacientilor;  suport in activitatea de management a serviciilor prin intermediul diferitelor rapoarte care sustin procesul decizional al fundatiei. In prezent, toate aceste beneficii sunt o realitate si, mai mult decat atat, programul ne ofera informatii utile,  pe care nu ne-am gandit ca le-am putea obtine, despre servicii. Utilizarea dosarului electronic si a rapoartelor ATLASmed au devenit instrumente de baza pentru imbunatatirea calitatii serviciilor HOSPICE.

Multumim pe aceasta cale intregii echipe GAMA IT, pentru deschiderea si sprijinul oferit!”

Cristina MâțăHospice