Sistem informatic integrat pentru managementul electronic al documentelor

Sistemul pentru managementul documentelor se adresează tuturor departamentelor și angajaţilor din cadrul organizaţiei și cuprinde documente de orice tip pentru organizarea lor într-un sistem informatic flexibil și unitar, ușor de urmărit și de gestionat, de la înregistrare, distribuţie și până la arhivare.
Sistemul permite angajaţilor să acceseze informaţii și să lucreze împreună într-un mod unitar și eficient pentru înregistrarea, distribuţia și rezolvarea documentelor.
dms asset

REGISTRATURĂ ȘI ARHIVARE ELECTRONICĂ

Asigură evidenţa centralizată a tuturor documentelor intrate sau ieșite din instituţie.

Asigurând alocarea automată a unui număr unic de identificare și distribuţia documentului către compartimentul/persoana responsabilă.

BIBLIOTECĂ DIGITALĂ DOCUMENTE

Asigură gestiunea tuturor documentelor interne ale organizaţiei/ instituţiei (Formulare, Proceduri de lucru, Înregistrări, etc.)

Utilizând o structură arborescentă intuitivă și ușor de accesat, prin care orice persoană din cadrul organizaţiei poate accesa foarte rapid orice document necesar în ultima varianta aprobata de catre administratorul de sistem sau responsabilul cu managementul calitatii;

MANAGEMENT CONTRACTE

Asigură înregistrarea , gestionarea și urmărirea tuturor contractelor și a actelor adiţionale încheiate cu partenerii.

Modulul se integrează nativ cu registrul de intrări – ieșiri de unde se preiau datele iniţiale despre partener, numărul documentului, conţinutul pe scurt și tipul documentului (act adiţional, contract). Datele specifice suplimentare vor fi completate de către persoanele responsabile de gestionarea contractelor.

RAPOARTE ȘI STATISTICI ACTIVITATE

HELP DESK / ADMINISTRARE

PORTAL ON-LINE

Asigură accesul beneficiarilor externi la documentele proprii pentru verificarea stării documentului, răspunsului și a altor informaţii relevante.

Accesul se face securizat bazat pe cont individual de acces.

Avantaje

Interfaţă grafică intuitivă şi uşor de utilizat

Sistem modular, permite implementarea în orice organizație

Comunicare rapidă între departamente

Asigura trasabilitatea completă a documentelor

Sistem de drepturi, structurat pe nivele distincte de acces

Siguranţa datelor prin backup automat

Auditarea tuturor operatiilor din sistem (cine, ce, când)

Asigură protecția informațiilor

Accesul în timp real la documentele organizației

Eficienţă ridicată în prelucrarea şi extragerea datelor

Rapoarte şi statistici, standardizate de activitate

Reducerea semnificativă a timpilor de circulaţie a informaţiei

Conformitatea cu standardul ISO 9001 pentru acreditarea RENAR

Sistem de validare a corectitudinii datelor introduse

Integrare cu servere performante

Mod de lucru standardizat

Actualizarea facilă a tuturor parametrilor programului

Opțiune utilizare în CLOUD cu număr nelimitat de utilizatori