Sistemul pentru managementul documentelor se adresează tuturor departamentelor și angajaţilor din cadrul organizaţiei și cuprinde documente de orice tip pentru organizarea lor într-un sistem informatic flexibil și unitar, ușor de urmărit și de gestionat, de la înregistrare, distribuţie și până la arhivare.
Asigură evidenţa centralizată a tuturor documentelor intrate sau ieșite din instituţie
Asigurând alocarea automată a unui număr unic de identificare și distribuţia documentului către compartimentul/persoana responsabilă.
Asigură gestiunea tuturor documentelor interne ale organizaţiei/ instituţiei
Utilizând o structură arborescentă intuitivă și ușor de accesat, prin care orice persoană din cadrul organizaţiei poate accesa foarte rapid orice document necesar în ultima varianta aprobata de catre administratorul de sistem sau responsabilul cu managementul calitatii.
Asigură înregistrarea, gestionarea și urmărirea tuturor contractelor și a actelor adiţionale încheiate cu partenerii
Modulul se integrează nativ cu registrul de intrări – ieșiri de unde se preiau datele iniţiale despre partener, numărul documentului, conţinutul pe scurt și tipul documentului (act adiţional, contract).
Stadiul lucrărilor pe documente, analitic și sintetic
Printre caracteristici este numărul de operaţii pe tip, utilizator, perioadă – analitic și sintetic. Timp mediu de rezolvare a dosarelor, pe persoană și pe tip de dosar.
Administrare drepturilor de acces ale utilizatorilor
Printre caracteristici se numără configurarea structurii organizaţiei conform organigramei acesteia, și asigurarea salvării automate a arhivei electronice și a bazei de date într-o locaţie externă.
Asigură accesul beneficiarilor externi la documentele proprii pentru verificarea stării documentului, răspunsului și a altor informaţii relevante.
Accesul se face securizat bazat pe cont individual de acces.
AVANTAJELE SISTEMULUI
Interfaţă grafică intuitivă şi uşor de utilizat
Sistem modular, permite implementarea în orice organizație
Comunicare rapidă între departamente
Asigura trasabilitatea completă a documentelor
Sistem de drepturi, structurat pe nivele distincte de acces
Siguranţa datelor prin backup automat
Auditarea tuturor operatiilor din sistem (cine, ce, când)
Asigură protecția informațiilor
Accesul în timp real la documentele organizației
Eficienţă ridicată în prelucrarea şi extragerea datelor
Rapoarte şi statistici, standardizate de activitate
Reducerea semnificativă a timpilor de circulaţie a informaţiei
Conformitatea cu standardul ISO 9001 pentru acreditarea RENAR
Sistem de validare a corectitudinii datelor introduse
Integrare cu servere performante
Mod de lucru standardizat
Actualizarea facilă a tuturor parametrilor programului
